怎么選會議活動場地

1、列出可供選擇的清單

必須制作一個會議場所清單表，清單表上需注明會議要求的所有重要條件。如果清單設計的合理，表明了酒店的條件好壞，將大大便于各個場所的比較和選擇。

2、選擇合適類型的場地

選擇適合的會議場地，必須依據(jù)當?shù)乜商峁┑臅h資源狀況及該會議的程序、預計的與會人數(shù)、與會人員的背景情況，以及最重要的會議目的、目標和與會者的偏好等因素綜合考慮。

3、會議類型與場地的搭配

舉辦培訓活動的最佳環(huán)境是能提供專門工作人員和專門設施的成人教育場所。

研究和開發(fā)會議需要有利于沉思默想、靈感涌現(xiàn)的環(huán)境。

重大的獎利、表彰型會議一定要有檔次，要引人入勝，會議的目的是對杰出表現(xiàn)予以獎勵。

對于交易會和新產(chǎn)品展示會，需要選擇有展廳的場所，還要求到達會場幾所在城市的交通必須便利。

4、會議場地租賃的價格

價格往往在所有條件滿足會議需求之后起到了一個決定性的因素，但是在會議場地的租賃中。一定要注意價格的范疇及單位。按場計價和按天計價有本質(zhì)的區(qū)別，一般一場會議為4小時規(guī)定。大致約為半天。有的酒店一天是按三場計算的。所以一定要明晰酒店的會場計價單位。而一天的計算是包含了上午，下午以及晚上。計價單位明晰之后那就是場地供應商所給予的搭建時間，一場會議的布置需要時間，而布置的時間是否免費，收費又收多少呢？所以只有在綜合比較了所有情況下的價格才是最終可以參考比對的價格。

會議場地租賃注意事項

在最終確定好會議場地后要簽訂合同，簽合同也是一門學問，一定要明晰所有之前確認的項目以及價格，白紙黑字寫明。將結(jié)算帳號、結(jié)算方式和結(jié)算幣種也要寫清。包括酒店承諾給予的服務和會議場地免費配套的設施都有什么。當然大型的會議最好注明某一層面的場地方負責人是誰，以免會議進行時出現(xiàn)問題找不到對接的人。

會議場地布置方案

1、基本設施布置

（1）講臺：高度適中，且通向講臺走道有照明，講臺中央應有所進行的會議名稱，和會議中心或會議賓館名稱。

（2）話筒：話筒事前調(diào)節(jié)好，音量不易過大。

（3）寫字板及水筆。

（4）視聽設備：計算機、投影儀、錄像機、屏幕，音響設備，鐳射筆，免費郵件服務，DVD空調(diào)，照明等。

（5）照明：照度均勻，燈光柔和穩(wěn)定，易于控制調(diào)節(jié)。

（6）音響：包括調(diào)音臺，會務話筒等。

（7）會務視頻系統(tǒng)：錄像機、投影機、幻燈機、視頻特技機、攝像頭等主要設備以及視頻切換器、視頻分配器、制式轉(zhuǎn)換器等輔助設備。

（8）同聲傳播和表決系統(tǒng)。

2、會場布置

（1）會場布置基本原則：

切題：根據(jù)會議的性質(zhì)，布置會場時要注意突出會議主題和宗旨。如：黨代表會議會場要求樸素、莊重、大方。

正規(guī)：任何會場布置都應有序整潔，有條理。

樸素：從會議實際效果和自身經(jīng)濟能力出發(fā)，做到以最小的成本創(chuàng)造最大的經(jīng)濟效益。

實用：會場布置應與會議所需功能相符合。

和諧：會場顏色、會場要素大小要協(xié)調(diào)。

（2）會場布置基本模式

劇場（禮堂）式：適合大規(guī)模，人數(shù)較多的會議，如適用于新聞發(fā)布會、論壇、辯論會、啟動儀式等。

課桌式：適用于論壇、新聞發(fā)布會、研討會、培訓等等，這種形式便于聽眾作記錄。

中空圓（正方形或多邊形）式：適合規(guī)模較小，且身份級別相當?shù)臅h，如洽談會，研討會等

U型或馬蹄型：適合小型培訓會議。

圍桌式：適用于中式宴會，如答謝會、招待會、茶話會等。

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