如何管控出差預(yù)算

（一）做好差旅計(jì)劃統(tǒng)籌安排，提前預(yù)定機(jī)票及酒店獲得價(jià)格優(yōu)惠。

要控制差旅費(fèi)的總額。企業(yè)首先要能夠做好差旅費(fèi)的計(jì)劃。減少差旅費(fèi)活動的隨意性。這樣才能夠?yàn)椴盥没顒拥念A(yù)算和剛性等提供基礎(chǔ)，并能夠做好相關(guān)的訂票等。企業(yè)如果可以做好差旅計(jì)劃，這樣就可以實(shí)現(xiàn)差旅費(fèi)用支出的提前安排。企業(yè)應(yīng)該將外地出差的審批權(quán)集中起來，每個部門設(shè)計(jì)外地出差、參加外地會議、參加外地學(xué)習(xí)和考察等都應(yīng)該報(bào)請分管領(lǐng)導(dǎo)同意，未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意不能擅自出差并給予報(bào)銷。同時。企業(yè)還需要設(shè)立相應(yīng)的等級備查制度，外地出差需要詳細(xì)列出出差事由、出差人員、時間和地點(diǎn)、往返路線和領(lǐng)導(dǎo)審批等內(nèi)容。在分管領(lǐng)導(dǎo)及時審批后及時上報(bào)給行政職能部門。對于擅自更改路線等行為需經(jīng)過分管領(lǐng)導(dǎo)審批，否則不予以報(bào)銷。

（二）實(shí)行住宿酒店集采或外包，獲得集團(tuán)采購或者專業(yè)服務(wù)的優(yōu)勢。

日前，很多跨國公司都會將差旅管理業(yè)務(wù)外包出去，美國有非常多的差旅服務(wù)商，如美國運(yùn)通、羅森波斯公司等。這些服務(wù)商在整合資源后提出一些適合公司的方案，同時公司差旅活動中的組織、策劃、接待等均是這些服務(wù)商進(jìn)行打理，這樣可以規(guī)范企業(yè)的差旅行為，同時降低企業(yè)內(nèi)部的貪污、返點(diǎn)等不良行為。另外這樣的行為也可以降低企業(yè)行政系統(tǒng)的工作負(fù)擔(dān)。根據(jù)美國的研究，企業(yè)將自身的差旅活動外包可以為企業(yè)節(jié)省10%以上的開支，企業(yè)可以借鑒國外的企業(yè)行為改進(jìn)自己的管理，通過招標(biāo)選擇高質(zhì)量的差旅服務(wù)商。根據(jù)差旅服務(wù)商的建議優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部的管理流程，同時在日常生活的差旅活動中評估差旅服務(wù)商的專業(yè)性和滿意度，另外在進(jìn)行該業(yè)務(wù)的時候需要差旅服務(wù)商先對員工進(jìn)行培訓(xùn)，讓員工熟悉相關(guān)的差旅信息和產(chǎn)品信息，利用網(wǎng)絡(luò)工具讓預(yù)定更加標(biāo)準(zhǔn)化。對于一些日前還無法實(shí)現(xiàn)外包的公司可以先逐步實(shí)行酒店集采等，獲取集采的優(yōu)勢。

（三）在制度上引導(dǎo)員工選擇合適的交通工具出行，明確各級人員住宿要求。

要做好企業(yè)的差旅費(fèi)管理需要制定出臺相關(guān)的公司政策和制度，并要求各級人員嚴(yán)格遵照相應(yīng)的制度進(jìn)行執(zhí)行，差旅費(fèi)管理的目標(biāo)不僅僅是降低費(fèi)用，還需要增加差旅費(fèi)的透明度和合規(guī)性。企業(yè)要制定清晰明了的差旅費(fèi)管理制度，引導(dǎo)員工選擇合適的交通工具外出，明確各級人員住宿的要求，當(dāng)然這種制度還需要根據(jù)環(huán)境的變化等及時更新，如航空公司、住宿服務(wù)、物價(jià)變動和餐飲業(yè)政策的變動。企業(yè)要能都優(yōu)化差旅費(fèi)管理流程。讓員工清除的了解公司的差旅制度，避免員工在未授權(quán)的范圍內(nèi)進(jìn)行支出。一般而言。差旅費(fèi)政策應(yīng)該包括員工出差的審批、交通工具的選擇、酒店預(yù)訂系統(tǒng)的選擇、機(jī)票預(yù)定的規(guī)定、住宿標(biāo)準(zhǔn)、信用卡和現(xiàn)金的使用條款、出租車費(fèi)用、報(bào)銷程序、餐飲標(biāo)準(zhǔn)等。對于違反以上條款的行為公司不予報(bào)銷并給予相印的懲戒。

（四）加強(qiáng)預(yù)算執(zhí)行的剛性，與員工、部門績效掛鉤。

公司要加強(qiáng)預(yù)算執(zhí)行的剛性，這樣才能夠嚴(yán)格控制差旅費(fèi)的開支。企業(yè)要達(dá)到預(yù)算執(zhí)行的剛性就需要加強(qiáng)差旅費(fèi)控制和績效的掛鉤。而有效的信息搜集和審批程序是執(zhí)行預(yù)算的有效措施，公司要推行公司卡、信用卡等在差旅活動中的支出，這樣一方面可以將差旅活動信息整理成電子信息，加強(qiáng)對信息的搜集，另一方面也是減少現(xiàn)金使用、提升資金使用效率的辦法。

（五）運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)，如視頻會議等，采取有效手段，減少不必要的差旅支出。

不少公司已經(jīng)開始嘗試新的溝通方式，很多的高科技公司也開始通過開發(fā)有效的軟件減少差旅次數(shù)，如視頻會議系統(tǒng)等，這些都是可以用于公司跨區(qū)域的會議，外地學(xué)習(xí)等。這樣減少了公司的差旅行為，節(jié)省了巨額的開支。

差旅費(fèi)用報(bào)銷管控方法

通過減少審批提高效率

多數(shù)企業(yè)常會碰到員工出差發(fā)生預(yù)算超標(biāo)的情況，但隨之而來的又常是一些貌似合理的原因。例如，銷售部員工和公司高層領(lǐng)導(dǎo)一同拜訪客戶，住宿標(biāo)準(zhǔn)肯定是“就高不就低”，那對于基層銷售部員工則會超出預(yù)算。又如銷售部同事常常為了盡快拿下客戶訂單而發(fā)生業(yè)務(wù)招待費(fèi)超標(biāo)的情況。對于此類情況，財(cái)務(wù)部可以建立一張白名單或黑名單列表。如果發(fā)生銷售員工和上級領(lǐng)導(dǎo)出差而提高住宿標(biāo)準(zhǔn)的情況，則自動歸為白名單，不需審批則可批準(zhǔn)。反之，如果銷售的業(yè)務(wù)招待費(fèi)超標(biāo)，那么可以設(shè)為黑名單。通過對白名單和黑名單的定期調(diào)整，可以減少例外審批的數(shù)量。

通過大數(shù)據(jù)管理來降低支出

提前預(yù)定機(jī)票通?？色@得較優(yōu)惠折扣是眾人皆知的常識，但企業(yè)因差旅單據(jù)數(shù)量過大而往往不了解最終拿到折扣在市場中所處水平。而通過在線差旅預(yù)定平臺則可分析出某條航線一段時間的平均折扣率和中位票價(jià)并基于此來審核員工所預(yù)定機(jī)票的價(jià)格水平。同時，企業(yè)也可通過該方法對公司內(nèi)部部門之間進(jìn)行橫向比較。例如維修部門機(jī)票價(jià)格可能較高，這通常緣于一旦客戶提出要求則馬上動身到客戶公司搶修，不能做到及早預(yù)定。但是市場部和銷售部的工作職責(zé)可能相近，如果發(fā)生市場部的平均折扣率是九折而銷售部是七折，那么就可以詢問對應(yīng)部門為何存在如此差異，進(jìn)而找出原因。通過不斷調(diào)研和分析，就可對優(yōu)秀做法進(jìn)行推廣，對不足地方加以改進(jìn)，持續(xù)改進(jìn)公司內(nèi)部差旅政策。

利用合理性審查降低費(fèi)用

正如本文開場所談，控制差旅費(fèi)用支出一般不通過降低公司預(yù)定賓館和機(jī)票差旅標(biāo)準(zhǔn)來實(shí)現(xiàn)，因?yàn)檫@樣的方式容易引起員工抱怨反而得不償失。而換種做法，通過對差旅的合理性進(jìn)行事先規(guī)劃則可事半功倍。例如，財(cái)務(wù)部通過調(diào)研發(fā)現(xiàn)銷售部同事經(jīng)常從上海出差到南京拜訪客戶。在沒有提前規(guī)劃的情況下可能是*9天下午出發(fā)，當(dāng)晚發(fā)生住宿一晚，第二天白天客戶處拜訪，第三天早間趕回上海。但如果提前對拜訪安排進(jìn)行了解，并合理規(guī)劃做到當(dāng)天往返那么公司就可節(jié)省近兩天的房租。公司甚至可以對進(jìn)行合理規(guī)劃而減少的對應(yīng)住宿支出部分進(jìn)行獎勵，例如規(guī)定在南京拜訪客戶如果當(dāng)天往返有額外津貼，津貼的金額可以小于對應(yīng)的住宿費(fèi)用，這樣不僅節(jié)省了住宿支出、提高了員工積極性同時也額外增加了一個工作日的上班時間。

利用金融服務(wù)降低資金成本

用商務(wù)卡的模式取代備用金可減少對公司的資金占用，緩解對資金流的壓力。特別是企業(yè)雇傭非本地員工時，該類員工通常無法辦理較高額度的信用卡，而相應(yīng)員工又可能出現(xiàn)長時間出差而大幅墊付差旅款項(xiàng)影響該員工的正常生活的實(shí)際問題，這時通過公司統(tǒng)一辦理商務(wù)卡則可獲得較高授信額度繼而解決上述問題。但商務(wù)卡所不可忽略的隱患是如發(fā)生員工惡意透支消費(fèi)的情況時，公司需承擔(dān)相應(yīng)還款責(zé)任。據(jù)某機(jī)構(gòu)財(cái)務(wù)培訓(xùn)了解，企業(yè)可與銀行談判免除還款責(zé)任，一般的操作程序?yàn)?，?yīng)盡量提前一個月通知銀行公司員工離職動向，實(shí)際離職時應(yīng)書面通知銀行，同時在員工離職之前公司也應(yīng)摸清欠款情況并督促員工盡快還清欠款。

通過透明差旅費(fèi)政策來管控

一些公司行政層級較為復(fù)雜，甚至有多達(dá)十余個層級。為了滿足各個行政層級的需要，就需對每個行政層級制定單獨(dú)的差旅標(biāo)準(zhǔn)。而全國各個地區(qū)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平不一，對每個地區(qū)制定標(biāo)準(zhǔn)本身已經(jīng)較為繁瑣，大量的標(biāo)準(zhǔn)制定工作將使得財(cái)務(wù)部不堪重負(fù)，而政策更新緩慢又可能導(dǎo)致不符合實(shí)際經(jīng)濟(jì)和物價(jià)發(fā)展情況造成員工抱怨較大。某機(jī)構(gòu)建議行政層級較多的企業(yè)盡量簡化差旅標(biāo)準(zhǔn)，將數(shù)個相近的行政層級歸為同類標(biāo)準(zhǔn)、盡可能簡化流程。

通過減少人工審核來提高效率

公司可通過引入訂制化的差旅費(fèi)用管控軟件來大幅提升工作效率。通常一個典型的差旅電子報(bào)銷系統(tǒng)將涵蓋下述五種功能：

1.在線申請功能，包括出差申請和差旅申請。

2.在線審批功能.

3.差旅供應(yīng)商集中管理功能，包括所有采購名單內(nèi)的機(jī)票、酒店等供應(yīng)商。

4.費(fèi)用控制功能，將報(bào)銷費(fèi)用的標(biāo)準(zhǔn)寫入系統(tǒng)，例如到不同城市或者不同的國家住宿標(biāo)準(zhǔn)及到相應(yīng)地區(qū)的津貼補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)錄入，同時對不同差旅距離所對應(yīng)交通工具的選擇和審批均可由系統(tǒng)進(jìn)行統(tǒng)一管控。

5.預(yù)算控制，管理人員在審批時可看到對應(yīng)部門當(dāng)月整體的差旅預(yù)算，花銷和結(jié)余情況。從而做到每次審批時有據(jù)可查。發(fā)生超標(biāo)情況時必須找財(cái)務(wù)部進(jìn)行單獨(dú)審批，增加預(yù)算。否則費(fèi)用審批將會被凍結(jié)。通過電子報(bào)銷系統(tǒng)，財(cái)務(wù)審核要點(diǎn)可從近10個降低為3個。

在實(shí)施電子報(bào)銷前財(cái)務(wù)需要審核

①審批權(quán)限是否符合規(guī)定②審批是否完整③審核人簽字是否真實(shí)④成本中心是否填錯⑤是否及時報(bào)銷⑥總金額是否正確⑦費(fèi)用是否超標(biāo)等10個要點(diǎn)。

而在使用電子報(bào)銷后，財(cái)務(wù)僅需審核特殊事項(xiàng)合理性，發(fā)票真實(shí)情況，發(fā)票金額與報(bào)銷金額是否一致等內(nèi)容即可。通過差旅電子系統(tǒng)的應(yīng)用可使財(cái)務(wù)部大幅提高工作效率，加速報(bào)銷進(jìn)度進(jìn)而提高員工滿意度。