一、協(xié)同辦公系統(tǒng)的建立意義是什么

所謂的協(xié)同辦公系統(tǒng)指的是解決企業(yè)三大孤島問(wèn)題，即信息孤島、應(yīng)用孤島和資源孤島。協(xié)同的體現(xiàn)具體在于企業(yè)中任何的一個(gè)點(diǎn)都可以關(guān)聯(lián)到企業(yè)其他的任何的一個(gè)點(diǎn)（這里的點(diǎn)是一個(gè)泛指），如果一個(gè)辦公系統(tǒng)做不到這點(diǎn)，是不能稱為協(xié)同辦公系統(tǒng)的。

協(xié)同辦公系統(tǒng)對(duì)辦公方式的改變和效率的提高起到了積極的促進(jìn)作用。具體來(lái)說(shuō)，協(xié)同辦公系統(tǒng)對(duì)于公司現(xiàn)階段的工作具有如下意義：

1、有利于公司的健康發(fā)展和整體凝聚力提升，OA協(xié)同辦公系統(tǒng)是集團(tuán)整體使用的，在使用的過(guò)程中能夠使各部門真切感受的一個(gè)集團(tuán)的實(shí)實(shí)在在的存在，能夠增加主人翁意識(shí)，促進(jìn)品牌的提升。

2、有利于公司各部門轉(zhuǎn)變管理觀念和工作模式，提高辦事效率，克服傳統(tǒng)管理模式和辦公模式帶來(lái)的不良做法，是各部門權(quán)利與義務(wù)明確，方便公司領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)督與指導(dǎo)。

3、有利于節(jié)約行政開(kāi)支，節(jié)省人力、財(cái)力。同時(shí)，在全局內(nèi)部建立一個(gè)高效的協(xié)同管理工作平臺(tái)和集中的信息整合呈現(xiàn)平臺(tái)，形成各部信息共享、和諧互助的良好氛圍，建立健全組織文化，實(shí)現(xiàn)真正的以人為本。

二、協(xié)同辦公系統(tǒng)現(xiàn)狀分析及功能需求

1、現(xiàn)狀分析：

（1）辦公軟件系統(tǒng)功能利用率低，存在資源浪費(fèi)情況縱觀市面OA的使用歷程，現(xiàn)階段使用的OA系統(tǒng)，依舊是基于傳統(tǒng)OA系統(tǒng)，存在著工作合作不合理性，OA系統(tǒng)中有大量的功能并未使用到，管理流程的混亂等都降低了工作效率。辦公軟件系統(tǒng)給企業(yè)成員帶來(lái)的并不是享受高效、便捷的辦公體驗(yàn)，恰恰相反，市面上功能繁雜、界面不友好的辦公軟件系統(tǒng)讓那些原本熟悉業(yè)務(wù)流程規(guī)范的企業(yè)成員無(wú)法迅速上手全新的操作方式，導(dǎo)致工作的效率達(dá)不到使用預(yù)期，優(yōu)秀的辦公體驗(yàn)成為空談。而從團(tuán)隊(duì)協(xié)調(diào)性，在現(xiàn)有的OA系統(tǒng)中體現(xiàn)的又微乎其微，無(wú)法用系統(tǒng)完成業(yè)務(wù)流程，還需要手工或者其他形式對(duì)團(tuán)隊(duì)進(jìn)行管理，資源的浪費(fèi)。

（2）網(wǎng)絡(luò)安全性問(wèn)題基于網(wǎng)絡(luò)辦公中，能否保證軟件系統(tǒng)的安全性一直是研究的重要部分。例如，項(xiàng)目的建立，項(xiàng)目的審批，項(xiàng)目的驗(yàn)收，金額的往來(lái)等，在網(wǎng)絡(luò)中都存著安全性問(wèn)題。對(duì)于企事業(yè)一些重要的數(shù)據(jù)、記錄如何做到保護(hù)，不被攻擊或者篡改數(shù)據(jù)等，都涉及網(wǎng)絡(luò)安全性問(wèn)題。存在著以上內(nèi)容的缺陷，本系統(tǒng)提出了在各行業(yè)，可根據(jù)用戶需要自定義，滿足其辦公使用的協(xié)同辦公系統(tǒng)，更有效、方便的管理項(xiàng)目。

2、功能需求

（1）可按企業(yè)或者團(tuán)隊(duì)規(guī)模需求定制系統(tǒng)負(fù)載能力。

（2）可進(jìn)行任務(wù)的創(chuàng)建與管理，并將任務(wù)分配到適合的任務(wù)分組。

（3）針對(duì)每個(gè)任務(wù)，可以分解子任務(wù)、上傳附件、設(shè)定起止日期。

（4）在任何終端都可以使用熊貓辦公軟件系統(tǒng)。

（5）針對(duì)多種文件的云端存儲(chǔ)，并可以關(guān)聯(lián)到某個(gè)任務(wù)或某個(gè)項(xiàng)目。

（6）管理人員可以制定人員安排會(huì)議，并且會(huì)議通知會(huì)準(zhǔn)時(shí)到達(dá)與會(huì)人員的通知提醒中。